Prioritäten setzen

Eisenhower-Prinzip

Dem amerikanischen Präsidenten wird folgende Strategie zur Arbeitsbewältigung zugeschrieben.

Aufgaben werden nach ihrer Wichtigkeit in 4 Gruppen sortiert:

A-Aufgaben	dringend und wichtig, müssen sofort erledigt werden
B-Aufgaben	nicht so dringend, aber wichtig, müssen einen Termin zur Erledigung erhalten
C-Aufgaben	dringend, aber nicht so wichtig, können und sollten delegiert werden
D-Aufgaben	nicht so dringend und nicht so wichtig, sollten nicht in Angriff genommen werden, sondern z.B. in den Papierkorb, die Ablage oder auf einen Stapel gelegt werden, der nur bearbeitet wird, wenn Sie Zeit haben. Damit der Stapel nicht in schwindelerregende Höhe wächst, sollten Sie einmal im Monat ungefähr ein Fünftel von unten wegnehmen und ungelesen (!) wegwerfen.

ABC-Methode

Notieren Sie alle Aufgaben und Arbeiten, die erledigt werden müssen. Dann wird jede Aufgabe nach ihrer Wichtigkeit mit A, B oder C belegt.

A	muss an diesem Tag erledigt werden
B	sollte an diesem Tag erledigt werden
C	kann an diesem Tag erledigt werden

Jede erledigte Aufgabe wird mit einem dicken Stift durchgestrichen. Dies gibt ein positives Gefühl, denn die schon geschafften Arbeiten werden direkt deutlich.

Wichtig ist es, dass alle A-Aufgaben am Tag erledigt werden. Dafür muss genügend Zeit eingeplant werden.

Es können im Laufe des Tages auch noch neue Aufgaben aufgenommen werden.

Alpenmethode

Zu einem effizienten Zeitmanagement gehört ein schriftlicher Tagesplan. In diesem sollten folgende Aktivitäten berücksichtigt werden:

A	Aufgaben, Termine und Tätigkeiten
L	Länge der Aktivitäten
P	Pufferzeiten
E	Entscheidungen, Prioritäten, Delegationsmöglichkeiten
N	Nachkontrolle

Wichtig ist auch, dass Sie nie Ihre gesamte Arbeitszeit verplanen, sondern maximal 60 %. Ansonsten könnte Sie eine unvorhergesehene Störung ins Schleudern geraten lassen.

Die restliche Zeit sollten Sie gleichmäßig für Unerwartetes und soziale Aktivitäten einplanen.

Tun Sie sich etwas Gutes und planen Sie 1 Stunde pro Tag für sich selber ein, die Sie zur Entspannung oder für Hobbys nutzen können.

Denken Sie auch an Ihre persönliche Tagesleistungskurve. Gewöhnlich sind wir zwischen

9-10 Uhr und 18-20 Uhr zu geistigen Höchstleistung in der Lage.

Leseempfehlungen

25-Tage-Kurs zum Zeitmanagement, in dem Tipps und Techniken gegeben werden, die helfen

sich am persönlichen Erfolg neu zu orientieren, sich selbst zu organisieren, Störungen fernzuhalten, sich selbst optimal zu motivieren und seine Ziele Schritt für Schritt in die Tat umzusetzen und zu erreichen. Dies wird mit Texten mit Anleitungen, Aufgaben zur Erledigung, Übungsempfehlungen und Empfehlungen für begleitenden Lesestoff vermittelt.

ausführlicher Zeitmanagementkurs von Ralf Senftleben

Seiwert, Lothar J., 30 Minuten für mehr Zeit-Balance, 2001, Offenbach

kleines, handliches, preiswertes Buch, das in kurzer Zeit mit Hilfe eines Leitsystems wesentliche Informationen und Hilfen zum persönlichen Zeitkontingent bietet